HeroesXP Cologne, 18.-19.10.2025 in Köln

Veranstalter: HeroesXP UG (haftungsbeschränkt), Im Turm 37, 58675 Hemer ("Veranstalter")

1. Allgemeines

Der Vertrag kommt zwischen dem Veranstalter und dem Ausstellenden zustande. Der Ausstellende arbeitet auf eigene Rechnung.

2. Preise und Bezahlung

Alle bei der Bewerbung angegebenen Preise sind netto. Die Mehrwertsteuer wird auf der Rechnung ausgewiesen. Das Zahlungsziel nach Rechnungsstellung beträgt 14 Tage.

3. Aufbau und Abbau

Der Aufbau erfolgt am 17.10.2025 ab 11:00 Uhr. Die genauen Informationen versendet der Veranstalter ca. 2 Wochen vor der Veranstaltung. Der Abbau erfolgt am 19.10.2025 ab 17:00 Uhr. Ein verfrühter Abbau ist nicht zulässig. Bei Zuwiderhandlung wird eine Vertragsstrafe in Höhe von 1000€ netto fällig.

Die Zuteilung der Standflächen erfolgt durch den Veranstalter unter Berücksichtigung von Angebot, Flächenbedarf und technischer Gegebenheiten. Wünsche zur Platzierung werden nach Möglichkeit berücksichtigt, es besteht jedoch kein Anspruch darauf.

4. Müllentsorgung

Jeder Ausstellende ist selbst dafür verantwortlich seinen Müll zu entsorgen.

5. Rücktritt durch den Aussteller

Standstornierungen sind nach Anmeldung bis zur Zusage kostenlos möglich. Nach Zusage (Rechnungsstellung) kann der Stand bis 60 Tage vor der Veranstaltung noch mit 50% Gebühren, bis 30 Tage vor der Veranstaltung mit 70% Gebühren und bei weniger als 30 Tagen vor der Veranstaltung mit 100% Gebühren storniert werden. Der Ausstellende darf sich um einen Ersatz bemühen.

6. Zusätzliche Leistungen

Benötigt der Ausstellende zusätzliche Leistungen (z.B. Ausstellertickets, Tische, Stühle) kann er diese bis 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn per E-Mail bestellen. Danach ist keine Bestellung mehr möglich.

7. Angebot des Ausstellenden

Mit Bewerbung gibt der Ausstellende eine Beschreibung seines Angebots ab. Sollte das tatsächliche Angebot von dem beworbenen abweichen, behält sich der Veranstalter vor, den Verkauf vor Ort zu untersagen. Der Verkauf von Plagiaten und Fälschungen aller Art ist untersagt.

8. Hausrecht

Der Veranstalter hat zu jeder Zeit das Hausrecht.

9. Standbau und Standdekoration

Es dürfen nur B1 zertifizierte schwer entflammbare Tischdecken, Dekorationen und Ähnliches verwendet werden. Entsprechende Nachweise sind auf Verlangen vorzulegen. Der Stand ist so zu gestalten, dass angrenzende Aussteller durch diesen nicht beeinträchtigt werden. Die Bauhöhe von 4m darf nicht überschritten werden. In der Artist-Alley darf eine Bauhöhe von 2m nicht überschritten werden.

Offene Feuer, Rauchen in der Halle, sowie der Einsatz lauter Tonanlagen sind nicht gestattet.

10. Haftungsausschluss

Der Veranstalter übernimmt keine Haftung für Verlust, Diebstahl oder Beschädigungen an Ausstellungsgütern, Standmaterial oder persönlichem Eigentum. Der Ausstellende haftet für alle Schäden, die durch ihn, seine Mitarbeiter oder Beauftragte verursacht werden. Eine Betriebshaftpflichtversicherung wird dringend empfohlen.

11. Absage / Höhere Gewalt

Bei Absage der Veranstaltung durch den Veranstalter wird die bereits gezahlte Standmiete zurückerstattet. Bei Ausfall durch höhere Gewalt (z. B. Naturkatastrophen, behördliche Anordnungen, Pandemien) besteht kein Anspruch auf Schadensersatz.

12. Datenschutz

Die im Rahmen der Anmeldung erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung verarbeitet.

13. Schlussbestimmungen

Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Gerichtsstand Hagen.